Der Firmen-Chat, der weiß, welche Aufgabe gemeint ist

Die Herausforderung

Projektkommunikation hat zwei Wohnsitze: Kommentare im ERP und Nachrichten im Messenger. Wer nur einen davon liest, verpasst die Hälfte – und wer in der Produktion steht, öffnet das ERP ohnehin nur, wenn es sein muss. Der private Messenger ist schnell, gehört aber einem Konzern und vergisst nichts außer dem, was man später sucht. Und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hat einen Haken, den kein Prospekt erwähnt: Handy weg, Verlauf weg.

Was wir gebaut haben

• Eigener Chat-Server auf Matrix, Element als App, Anmeldung mit dem Firmen-Login. Bestehende Konten sind samt ihren Geräten auf das neue Anmeldeverfahren umgezogen. Das Schlüssel-Backup ist Pflicht; für neue Konten liegt der Wiederherstellungsschlüssel zentral im Passwort-Tresor.
• Brücke ins ERP (Odoo): Pro Projekt entsteht per Schalter ein verschlüsselter Chatraum. Kommentare zu Aufgaben und Tickets erscheinen dort mit Link, eine Antwort im Chat landet im Verlauf genau dieser Aufgabe. Kurzbefehle wie !erledigt oder !deadline morgen ändern den Status – mit den ERP-Rechten der Person, die sie tippt. Dazu Threads pro Aufgabe, Dateianhänge und ein Morgen-Überblick.
• Tickets aus Mail und Chat: Support-Mails sortiert ein Sprachmodell vor. Ab 70 % Sicherheit legt es selbst ein Helpdesk-Ticket an, darunter einen Vorschlag zum Abnicken. Aus jedem Raum wird eine Nachricht per Befehl oder Ticket-Emoji zum Ticket.
• Durchsuchbares Archiv: Der Server sieht nur Chiffretext. Ein eigener Indexer liest mit einem Dienstkonto die Firmenräume mit, die Suche zeigt jedem nur, was er selbst lesen darf – Anhänge mit Vorschau, PDFs im Volltext. Private Chats ohne Dienstkonto bleiben ungelesen.
• Benachrichtigungs-Hub: Systeme melden sich über eine signierte Schnittstelle im persönlichen, verschlüsselten Postfach-Raum – vom ablaufenden Konto bis zur wichtigen Mail. Newsletter müssen draußen bleiben.

Was es bringt

46 Konten und 129 Geräte wechselten ohne Verlust auf den Firmen-Login. Seit die Brücken-Datenbank neben dem Chat-Server wohnt, ist eine ERP-Nachricht nach 0,6 statt nach 4 Sekunden im Chat, der Rückweg schrumpfte von 5 auf 0,24 Sekunden. Über 3.600 Nachrichten und über 400 Anhänge sind durchsuchbar; die Rechteprüfung wurde hart gegengetestet – wer einen Anhang nicht sehen darf, bekommt ihn auch über die Suche nicht. 28 automatische Tests bewachen die Brücke. Die Grundsatzfrage ist sauber beantwortet: verschlüsselt gegen Außenstehende, prüfbar für das eigene Unternehmen. Die Kaffeeküchen-Gruppe im privaten Messenger darf in Pension.

Eine ehrliche Grenze: Die zentrale Schlüsselhinterlegung ist auch ein technischer Weg zu privaten Räumen. Sie gilt deshalb bisher für neue Konten; eine Ausweitung auf alle braucht vorher die Betriebsvereinbarung.

Für wen das passt

Für KMU und Produktionsbetriebe, die ihre interne Kommunikation nicht bei einem US-Messenger parken wollen, mit Odoo arbeiten und Mitarbeiter haben, die eher aufs Handy schauen als ins ERP. Und für alle, die Verschlüsselung und Prüfbarkeit nicht für einen Widerspruch halten.