Stempeln am Terminal, rechnen im ERP – auch offline

Die Herausforderung

Arbeitszeit ist der Rohstoff, den jeder Betrieb täglich verbraucht – und meistens wird er in Excel verbucht. Der Schichtplan steht in einer Liste, die Stempelzeiten in der zweiten, die Urlaube in der dritten. Am Monatsende trägt jemand alles zusammen, rechnet Überstunden und Zuschläge und schickt das Ergebnis an die Lohnverrechnung. Stempeluhren von der Stange helfen wenig: Sie sind teuer, reden nicht mit dem ERP und stehen still, sobald das Netz hustet. Und Ostern fällt jedes Jahr woanders hin, was erstaunlich viele Tabellen überrascht.

Was wir gebaut haben

Eine Zeiterfassung in Odoo, die Soll und Ist an einem Ort führt, und eigene Geräte davor:

• Terminal: Tablet oder Kiosk-PC mit Kartenleser. Eine bekannte Karte stempelt, eine unbekannte wird direkt am Gerät angelernt, wer keine Karte hat, nimmt die PIN. Jedes Terminal kennt nur die Leute seines Standorts.
• App: Dieselbe Codebasis läuft als Mitarbeiter-App am Firmenhandy. Beide arbeiten bei Netzausfall weiter, puffern verschlüsselt und gleichen nach, sobald die Leitung zurück ist. Ist der Monat schon abgeschlossen, sagt das die App einmal und deutlich, statt es zwanzigmal zu versuchen.
• ERP: Schichtplan mit Früh-, Spät- und Nachtschicht als Soll, Stempelungen als Ist, dazu Überstunden mit Genehmigung, Zeitausgleich, Pausenregeln, Abwesenheitskalender und Freigaben, die sich je Firma einschalten lassen.
• Feiertage als Regeln, nicht als Liste: 13 österreichische Feiertage, Ostern selbst gerechnet, der 24. und 31. Dezember wahlweise als Halbtag. Der Kern ist so gebaut, dass mehrere Firmen ihn teilen; die erste läuft seit Oktober darauf.

Die zweite Geschichte stellt dieselbe Frage von der anderen Seite. Eine Tierklinik bereitete ihre Löhne mit neun ineinandergreifenden Excel-Makros vor: Stempelzeiten, Nachtdienste, Notdienst-Tantiemen, Bereitschaften, Akonto-Überweisung. Wir haben die Logik aus einem echten Monat zurückgerechnet und als Odoo-App nachgebaut – mit Plausibilitätsprüfung, Export-Sperre bei offenen Fehlern und versiegelten Monatsläufen. Dabei lernt man Demut: Excel rundet auf 15 Stellen, bevor es formatiert. Wer das nicht nachbaut, liegt einen Cent daneben. Ein Dienstplan mit Arbeitszeitgesetz-Wächter, der Ruhezeiten und Wochengrenzen prüft, steht als Baustein bereit.

Was es bringt

Im Produktionsbetrieb stempeln rund 30 Mitarbeitende an zwei Standorten über Terminal und App. Im Juli ging das System an die Personalabteilung, im August folgte die Abnahme. Beim Abgleich der Resturlaube stimmten alle 28 geprüften Konten mit der bisherigen Liste überein, ohne einen Tag Abweichung.

In der Klinik kommen für einen echten Abrechnungsmonat 132 von 132 Lohnart-Werten genauso heraus wie aus der alten Makro-Kette; Lohnart-Export und Bankdatei entstanden im Nachbau byte-gleich. Als Nächstes läuft die App parallel zum Excel, dann gehen die Makros in Rente.

Für wen das passt

Für Produktions- und Schichtbetriebe, für Praxen und Kliniken mit Nacht- und Bereitschaftsdiensten – und für jeden Betrieb in Österreich, dessen Lohnvorbereitung an einer Tabelle hängt, die niemand mehr anfassen will.