Die Anleitung steht dort, wo geklickt wird

Die Herausforderung

Ein neues ERP bringt hundert neue Masken mit. Die Schulung dauert einen Vormittag, vergessen ist sie bis Mittwoch. Das Handbuch liegt als Word-Datei auf einem Laufwerk, das niemand findet, und beschreibt die Version vom letzten Frühling. Spätestens nach dem nächsten Update stimmen die Screenshots nicht mehr. Und wer nur einmal im Monat einen Mitgliedsbeitrag erfasst, ruft eben an.

Was wir gebaut haben

Hilfe, die im System wohnt statt daneben:

• Handbuch in der Maske: Zu jedem Formular öffnet eine Seitenleiste die passende Anleitung. Am Feld erklärt ein Fragezeichen, was hineingehört. Dazu Arbeitsabläufe als Rollen-Geschichten – „als Lagerverantwortliche will ich …“ – mit Schritten und Abnahmekriterium, filterbar nach Rolle.
• Docs-as-Code: Die Quelle ist Markdown im Git-Repository, gleich neben dem Programmcode. Ein Befehl veröffentlicht sie ins ERP, ins Firmen-Wiki und in den Suchindex des Hilfe-Chats. Der Abgleich ist signiert, unveränderte Seiten bleiben unberührt, von Hand überarbeitete werden nicht überschrieben. Screenshots macht ein Browser-Roboter selbst.
• Geführte Touren: Eine eigene Tour-Engine hebt das nächste Feld hervor, lässt sich pausieren und führt über Seiten und Dialoge hinweg. Touren sind Datensätze statt Programmcode – die Fachabteilung pflegt sie selbst. Nach einem Update startet die „Was ist neu“-Tour direkt vom Dashboard.
• Prüfung: Ein Prüfskript klickt die Touren im Browser durch und schlägt an, sobald ein Schritt sein Ziel nicht mehr findet. Eine kaputte Tour ist schlimmer als keine.

Was es bringt

Im ersten Einsatz, in einem Industriebetrieb, standen im Mai 36 Handbuchseiten mit 191 Feld-Erklärungen live. Heute liegen im Repository Anleitungen für über 40 Fachbereiche, über 220 Feld-Erklärungen, über 180 Rollen-Geschichten und 19 Touren. Neue Module brauchen eine Vorlage und einen Befehl.

Ein Verband mit vielen ehrenamtlichen Gelegenheitsnutzern hat über 20 Touren mit über 160 Schritten – die Einschulung passiert dort, wo gearbeitet wird, nicht im Seminarraum. Ein Online-Händler bekam zum Go-Live je Rolle eine Klick-Anleitung mit echten Screenshots, im ERP und als PDF, dazu sieben Touren.

Das Handbuch altert nicht mehr schneller als die Software.

Für wen das passt

Für Betriebe in der ERP-Einführung, für Verbände und Vereine mit vielen Gelegenheitsnutzern – und für jedes Team, in dem „Wie ging das nochmal?“ die häufigste Frage am Telefon ist.