Eine Suche für alles – und sie weiß, wer fragt

Die Herausforderung

Das Angebot von damals liegt irgendwo. Auf dem Dateiserver, vielleicht im ERP, vielleicht als Anhang in einem Chat, den drei Leute gelesen haben. Jedes Programm hat seine eigene Suche, der Dateiserver kennt nur Dateinamen. Eine Unternehmenssuche wäre die Antwort – aber die bekannten Produkte kosten Lizenzen in Konzerngröße und wollen die Firmendaten in ihre Cloud. Und eine Suche, die alles findet, findet eben auch die Gehaltsliste.

Was wir gebaut haben

Einen Suchindex im eigenen Haus, aus Open-Source-Bausteinen, der seine Quellen regelmäßig selbst abholt:

• Dateiserver: Volltext aus PDF, Word, Excel und PowerPoint über mehr als 30 Freigaben. Zu jeder Datei liest der Crawler die Windows-Dateirechte mit.
• ERP, Wiki, Cloud-Ablage, Git, Wissensdatenbank: jede Quelle mit ihrem eigenen Rechtemodell. ERP-Einträge landen gleich nach dem Speichern im Index, nicht erst beim nächsten Abholen.
• Mail-Archiv (Pilot): Mitarbeitende finden Mails aus dem eigenen Postfach.
• Firmenchat: Als Ableger entstand eine eigene Chat-Suche. Der Chat bleibt Ende-zu-Ende-verschlüsselt; gefunden wird, was aus Räumen stammt, in denen man selbst sitzt – Bilder und PDFs mit Vorschau.
• KI-Assistenten fragen über eine MCP-Schnittstelle, mit eigenem Konto und denselben Regeln wie jeder Mensch.

Jeder Treffer trägt die Leseberechtigung seiner Quelle. Gefiltert wird auf dem Server, bevor ein Ergebnis den Bildschirm erreicht. Personal- und Finanzordner sind zusätzlich fest auf Geschäftsführung und Administration beschränkt, egal was am Ordner eingetragen ist. Angemeldet wird per Single-Sign-on, jede Suche wird protokolliert.

Was es bringt

Eine Suchleiste statt sieben. Die Wartungsanleitung findet man über ihren Inhalt, nicht über den Dateinamen, den sich 2014 jemand ausgedacht hat.

Rechte prüfen wir nicht durch Hinschauen, sondern mit Gegenproben. Als der KI-Assistent angebunden wurde, zeigte eine: Er lief unter einem Konto der Geschäftsführung und hätte je Personal-Suchbegriff 33 bis 50 Treffer aus gesperrten Ordnern gesehen. Er bekam ein eigenes Konto ohne Gruppen – seither sind es null.

Keine Lizenz pro Kopf, keine Daten in fremder Cloud. Dieselbe Technik treibt inzwischen auch eine persönliche Suchmaschine über ein Mail-Archiv und Projektnotizen an.

Eine ehrliche Grenze: Die Suche ist so streng wie die Rechte an der Quelle – und so aktuell wie der letzte Abgleich. Wer einen Ordner für alle freigegeben hat, hat ihn auch in der Suche für alle freigegeben. Nebenwirkung: Man sieht es endlich.

Für wen das passt

Für KMU und Industriebetriebe mit gewachsenem Dateiserver, mehreren Programmen und Daten, die nicht jeder sehen soll – und mit wenig Lust, ihr Firmenwissen an einen Konzern zu vermieten.