KI in der Buchhaltung: EU-Modell statt Lizenzaufschlag

Die Herausforderung

Odoo Community kann keine Belege lesen. Die Enterprise-Variante kann es – gegen Lizenz pro Benutzer und zusätzlich 10 bis 15 Cent je Beleg. Also wird abgetippt: Lieferant, Nummer, Datum, jede Position, jeder Steuersatz. Beim Bankabgleich ist es ähnlich. Die meisten Zahlungen ordnet die Software selbst zu, der Rest ist Detektivarbeit, weil jemand „Rg 47“ in den Verwendungszweck schreibt und unter dem Namen seiner Firma von früher überweist. Und wer nach dem ERP-Umstieg eine Bedienfrage hat, fragt den Kollegen, der eigentlich gerade bucht.

Was wir gebaut haben

Drei schlanke Odoo-Module mit Sprachmodellen eines europäischen Anbieters. Keines bucht selbst.

• Rechnungseingang: Alle fünf Minuten werden neue Eingangsrechnungen gelesen – erst Texterkennung, dann zieht ein Sprachmodell Lieferant, Nummer, Datum, Fälligkeit, Positionen und Steuersatz heraus. Befüllt werden nur leere Felder, unbekannte Lieferanten nur vorgeschlagen. Weicht die Summe um mehr als zwei Cent ab, steht die Rechnung auf „bitte prüfen“. Eine Variante lernt zusätzlich das Aufwandskonto aus der Buchungshistorie des Lieferanten.
• Bankabgleich: Für Bankzeilen, die nicht von selbst aufgehen, wählt das Modell die wahrscheinlichste offene Rechnung – nur aus echten Kandidaten, mit Begründung und Ampel: grün ab 85 %, gelb ab 70 %, darunter rot. Erfinden kann es nichts, buchen auch nicht. Das erledigt ein Klick.
• Hilfe-Chat: Ein Chatpartner im ERP beantwortet Bedienfragen aus Anleitungen, Touren, Menüs und geprüften FAQ – mit Quellenangabe und nur mit den Rechten des Fragenden. Eine Antwort ohne Quelle wird verworfen und durch eine Trefferliste ersetzt. FAQ-Einträge hängen an Knöpfen und Feldern; ändert sich die Oberfläche, markiert sie ein Nachtlauf zur Prüfung.

Die KI ist hier Sachbearbeiterin auf Probe: Sie füllt vor, unterschreiben darf sie nicht.

Was es bringt

Die Texterkennung kostet rund 0,2 bis 0,4 Cent pro Seite statt 10 bis 15 Cent pro Beleg, und kein Benutzer zahlt dafür eine teurere Lizenz. In den ersten zweieinhalb Wochen im Betrieb wurden über 120 Eingangsrechnungen ausgelesen, rund drei Viertel ohne Prüfhinweis. Aus 603 unklaren Bankzeilen eines Jahres kamen 94 belastbare grüne Vorschläge – beim Rest sagt das Modell lieber nichts als etwas Falsches. Der Hilfe-Chat muss jede Nacht ein Prüfset bestehen: 74 von 76 Fragen landen bei der richtigen Fundstelle, und alle 210 Rollenprüfungen zeigen nur, was die jeweilige Rolle sehen darf. Ein Budgetdeckel sorgt dafür, dass die Modellkosten nie zur Überraschung werden.

Für wen das passt

Für Betriebe mit Odoo Community, die Enterprise nicht wegen einer einzigen Funktion kaufen wollen – und für alle, die ihre Buchhaltung lieber einem europäischen Modell zeigen als einem weiteren Abo.